"Lo que genera problemas no es lo que uno no sabe, sino aquello que uno sabe a ciencia cierta y no es cierto". Mark Twain

09 marzo 2008

Principios de autogestión y organización personal

Cuando una persona se centra en aquello que está realizando, de repente desaparecen todas las fricciones y lo difícil se vuelve fácil. En nuestro trabajo diario, debido al estrés o la rapidez de la información que recibimos, podemos caer en el error de ir dejando para más tarde tareas pendientes de resolver. Esto demuestra una deficiente organización del trabajo propio y tiene como consecuencia una baja productividad personal.

Una tarea "aparcada" en nuestra mesa de trabajo, puede acabar afectando a la relación que mantenemos con los compañeros, desborda físicamente la propia mesa e impide tener la cabeza completamente despejada y centrada para nuevos asuntos que puedan surgir y que ... seguro que surgirán.

Además, pasar por las manos una y otra vez el mismo documento/asunto hasta que tomamos una decisión respecto a él, nos hace perder muchísimo tiempo y aumenta nuestra percepción de la cantidad de trabajo que tenemos que realizar en un momento dado.

Sin embargo, existe un método sencillísimo de organización que parte de la premisa de actuar justamente al revés. En algunos textos, lo he visto descrito como Principio Directo y, simplificando, significaría ir resolviendo las tareas de forma inmediata, de manera que cualquier documento o asunto pase sólo una vez por nuestras manos.

En este punto debemos recordar, que resolver las tareas no significa solucionar uno mismo una tras otra todas ellas hasta terminar con la última, sino de que cualquier tarea nos "exige" tomar una decisión respecto a ella.

De lo que se trata al aplicar el principio, es de tomar esa decisión lo más directamente posible. En esencia, el funcionamiento del Principio Directo consiste en que, ante cualquier tarea, se tome sobre la marcha una de las cinco siguientes decisiones:

  1. Solucionarla uno mismo en el momento.
  2. Planificar su resolución (que se emprenderá en otro momento). Suele ser lo propio cuando hablamos de proyectos que incluyen varias acciones encadenadas.
  3. Olvidarla (tirarla a la papelera).
  4. Delegarla.
  5. Archivarla.

Puntos claves en torno al Principio Directo:

Gestionar sólo una vez cualquier papel o documento, dándole una solución la primera vez que se toma contacto con él.

Las pequeñas tareas que soluciona uno mismo y cuya gestión no ocupe más de 2/3 minutos deben resolverse inmediatamente (por ejemplo, ante un email que se acaba de recibir y puede contestarse al momento, hacerlo en ese instante nos evitará tener que desviar después nuestra atención hacia ella y re-leerlo de nuevo para darle contestación). En las tareas de mayor complejidad, o que requieran mayor concentración por nuestra parte, la solución última no debe tomarse de forma forzada en el momento. Lo que sí debe hacerse es, aplicando el esquema anterior, pasar inmediatamente al siguiente paso (organizar la planificación del asunto, o delegarlo, o fijar un plazo para su gestión con los compañeros implicados si requiriera una solución en equipo, etc.).

Aprender a delegar. Delegar significa ganar tiempo para poder gestionar otros asuntos. Se debe delegar lo que no necesita ser gestionado por uno mismo, dejando ese tiempo para solucionar otras cosas más importantes.
Nuestros hábitos, nuestras formas de interpretar la realidad y de manejarnos en ella cobran una importancia capital diariamente. Debemos ser conscientes de los principios y las "herramientas" a través de los que nos autogestionamos, ya que para el hombre que sólo tiene un martillo como herramienta, cada problema le parece un clavo.